تنطبق لائحة الفوترة الإلكترونية الصادرة عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك على كل منشأة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة داخل المملكة، ويتم تطبيقها على مراحل وليس دفعة واحدة. تتطلب المرحلة الأولى إصدار الفواتير إلكترونياً بحقول محددة ورمز QR. أما المراحل اللاحقة فتتطلب ربطاً مباشراً مع منصة الهيئة لأغراض المصادقة والتقارير.
ما الذي تطلبه المراحل فعلياً
المرحلة الأولى، مرحلة الإصدار، تتعلق بالمستند نفسه: يجب إصدار الفواتير من نظام إلكتروني متوافق، وأن تحمل الحقول المطلوبة، وأن تتضمن رمز QR على الفواتير المبسطة. أما المرحلة الثانية، مرحلة الربط، فهي التي يجب أن يتواصل فيها النظام مع الهيئة مباشرة — ختم تشفيري وتوقيع رقمي، ثم مصادقة أو إبلاغ بحسب نوع الفاتورة.
بالنسبة للمنشآت الصغيرة والمتوسطة، غالباً ما يكون السؤال العملي هو ما إذا كان برنامج الفوترة الحالي — أو جدول بيانات — قادراً على تلبية هذه المتطلبات أصلاً. في معظم الحالات لا يستطيع ذلك دون إضافات، ولهذا السبب تُعد الفوترة الإلكترونية غالباً النقطة التي تنتقل عندها الشركات إلى نظام تخطيط موارد حقيقي.
أين تتعثر المنشآت عادة
- الفوترة والمحاسبة في أدوات منفصلة، فتتباعد الفاتورة المتوافقة عن القيد المحاسبي.
- التعامل مع الحقول العربية كأمر ثانوي لا كمتطلب أساسي في المستند.
- نسيان الإشعارات الدائنة والمدينة، رغم أنها تحمل الالتزامات نفسها التي تحملها الفاتورة التي تصححها.
- عدم وجود جهة مسؤولة عن الأرشفة، رغم أن مدة الاحتفاظ تمتد سنوات بعد إصدار الفاتورة.
تعامل مع الفوترة الإلكترونية كتغيير في النظام، لا كتعديل في صيغة المستندات.
الشركات التي تتعامل مع هذا الأمر بسلاسة تُشغّل الفوترة والمحاسبة والامتثال على المنصة نفسها، بحيث تُنشأ رموز QR والأختام التشفيرية وطلبات المصادقة بشكل صحيح وتلقائي في كل مرة — بدلاً من تجميعها يدوياً كل فترة.
